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Comment réaliser une estimation fiable et efficace ?

12 janvier 2016

En management de projet, l’estimation des coûts, des délais et des efforts est un élément primordial lors de la phase de planification (en anglais « Planning », à ne pas confondre avec « Scheduling »).

Cependant, l’estimateur ne dispose pas toujours de l’ensemble des données nécessaires à une estimation précise.

Pour contourner ce problème, il existe plusieurs techniques dont le but est de faciliter le travail de l’estimateur, tout en lui garantissant des résultats fiables et proches de la réalité.

 

  1. Méthode analogique

Comme son nom l’indique, cette méthode consiste à mener une étude comparative entre le projet actuel et un ou plusieurs projets similaires déjà réalisés, et de s’en servir comme base d’estimation.

Exemple : Afin d’estimer la durée d’installation d’une machine X, il est possible de se baser sur le retour d’expérience de l’installation de la même machine, et d’affecter la durée au projet actuel tout en tenant compte de l’inflation et des spécificités du contexte.

  1. Méthode paramétrique

Cette méthode, également fondée sur les retours d’expériences, consiste à baser les estimations sur des mesures et/ou des calculs.

Exemple : La construction d’une route de 20 km a nécessité 10 jours de travail. Avec la même équipe et les mêmes conditions de travail, nous pouvons estimer que la construction d’un tronçon de 10 km nécessitera 5 jours.

  1. Méthode à trois points

Les étapes à suivre pour appliquer cette méthode sont les suivantes :

·      L’estimateur sélectionne des personnes ayant une bonne connaissance du sujet en question

·      Il leur demande de fournir individuellement leurs estimations. Cela peut être réalisé à l’aide d’un tableau et des post-it® par exemple

·      Une fois les réponses collectées, il détermine l’estimation la plus pessimiste « PP », la plus optimiste « PO » et enfin la plus probable « PB » (celle fournie par la majorité des participants)

·      La formule de calcul est donc :

a

Si l’estimation pessimiste est trop éloignée de la valeur la plus probable, l’utilisation de la méthode à trois points est inappropriée.

Exemple : Dans le but d’estimer le coût de construction d’un bâtiment, vous demandez l’avis de 10 personnes sélectionnées au préalable selon leur connaissance du sujet, et leurs réponses ont été comme suit :

Ø  2 personnes l’estime à 700 k€

Ø  7 personnes l’estime à 500 k€

Ø  1 personne l’estime à 280 k€

En appliquant la méthode à 3 points, nous estimons le coût de construction du bâtiment à :

b

4.     L’estimation ascendante (dite Bottom-up)

Cette méthode consiste à réaliser une estimation des activités élémentaires du projet, par exemple commencer par le niveau inférieur de la WBS, puis combiner ces résultants afin d’obtenir une estimation globale du projet.

Comparée aux méthodes présentées précédemment, la méthode Bottom-up nécessite une charge de travail importante. Cependant, elle présente l’avantage d’être intuitive, en plus de permettre d’obtenir des résultats réalistes avec un très bon niveau de précision.

Notons que l’estimation Bottom-up est en général combinée à d’autres méthodes comme la méthode analogique ou paramétrique.

5.     L’estimation descendante (dite Top-down)

Cette méthode est généralement utilisée quand la WBS du projet n’est pas encore développée, ou encore quand le projet doit respecter une contrainte de coûts ou de délais (par exemple pour faire face à la concurrence, s’aligner à la stratégie de l’entreprise…).

Prenons l’exemple du budget : La méthode consiste à définir le budget total du projet, ensuite de le décomposer jusqu’à l’obtention des budgets des lots de travaux. L’allocation peut être réalisée selon des pourcentages ou des pondérations.

Certes, l’estimation Top-down nécessite moins de charge de travail que la Bottom-down, mais elle est beaucoup moins précise et l’estimateur risque d’omettre certaines activités.

 

6.     La méthode Delphi

La méthode Delphi est une dérivée du brainstorming. Il s’agit d’un outil d’aide à la décision et de consolidation d’avis d’experts sur un sujet précis. Elle peut donc être utilisée aussi comme méthode d’estimation.

Afin d’appliquer cette méthodologie, il est indispensable de s’entourer d’experts, et de désigner un « animateur » qui assurera la coordination entre les différents participants.

Une fois les experts et l’animateur sélectionnés, la méthode est appliquée comme suit :

a.    Le contexte est présenté aux experts

b.   Les experts réalisent leurs estimations de manière individuelle et anonyme, puis les envoient à l’animateur

c.    L’animateur rassemble les réponses en notant les éventuelles justifications. Ensuite, il communique les résultats à tous les participants

d.   Les experts réalisent une deuxième estimation individuelle et anonyme en se basant sur les résultats précédents. A noter que les experts ayant fourni une estimation très différente de la moyenne devraient être sollicités par l’animateur, afin de justifier leurs résultats

e.    Le process est réitéré jusqu’à ce qu’un consensus soit obtenu

Bien entendu, si l’animateur n’arrive pas à trouver un consensus, il peut combiner la méthode Delphi avec une autre méthode d’estimation, celle à trois points par exemple.

La méthode Delphi permet d’obtenir des résultats assez fiables, vu que les experts disposent d’une bonne connaissance du sujet, en plus que leurs avis ne sont pas influencés par les autres participants.

Conclusion :

Cet article présente une introduction aux principales méthodes d’estimation. Cependant, il existe d’autres techniques aussi intéressantes, comme par exemple celles citées dans le processus « Planning » du PMBoK® ou dans la nouvelle version du manuel PRINCE2®.

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Hakim Zejjari

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