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Le Management Visuel

20 juillet 2018

Les études en communication d’Albert Mehrabian démontrent que la perception des messages serait partagée en 3 catégories :

  • Le verbal à 7%
  • Le para-verbal à 38%
  • Le visuel à 55%

Il en ressort donc que les messages seraient mieux perçus et mieux assimilés à travers le visuel, c’est pour cela que le Management Visuel est un outil puissant et efficace dans la communication au sein des équipes.

Comme son nom l’indique, le Management Visuel, technique du Lean Management, est une représentation visuelle permettant à toute personne, même étrangère au projet, de voir rapidement l’état du projet et les priorités à date. Il contient des informations objectives incitant à l’action, comme il permet au Management d’assurer une bonne communication avec l’équipe et un suivi rapproché du projet.

Le Management Visuel ne doit pas être un outil propre au chef de projet, mais plutôt un outil consulté et mis à jour par l’ensemble de l’équipe, et donc conçu selon une approche participative. C’est pour cela qu’il peut rapidement se transformer en un point de rencontre et de discussion de l’équipe.

Ayant mis en place des Management Visuels auprès de clients opérant dans divers domaines d’activités (automobile, prêt-à-porter, nucléaire…), je recommande premièrement que l’on nomme une seule personne responsable du Management Visuel dans sa globalité, un coach qui veillera au respect de la procédure et au bon déroulement des réunions, qui relancera les différentes personnes pour mettre à jour leurs parties, et qui s’assurera que l’outil reste « vivant ». Cette même personne peut également assurer le rôle d’animateur lors des réunions de Management Visuel.

Le deuxième point, tout aussi important que le premier, est le choix de l’emplacement : Le Management Visuel doit être mis en place dans un endroit régulièrement fréquenté par les membres de l’équipe, il doit être proche d’eux. L’idéal serait de le mettre au sein même du plateau projet.

Pour être accepté, le Management Visuel doit être adapté à la culture de l’entreprise. J’entends par cela qu’il doit tenir compte de la capacité des collaborateurs à accepter le changement, à leur aisance de faire des présentations devant leurs collègues,  à l’habitude des managers à partager les informations avec les équipes, etc…

Je vous encourage donc à toujours commencer par un diagnostic de l’environnement du projet pour bien comprendre les besoins, et ensuite proposer un modèle adéquat.

La force d’un Management Visuel réside dans la pertinence des informations qui y sont affichées. Il faut donc s’assurer que le travail en amont est bien réalisé, notamment en termes de choix et de construction d’indicateurs. Bien entendu, le but est de se limiter aux principaux indicateurs, car en mettre trop risque de noyer les informations importantes. Rappel : Eviter les indicateurs « pastèques » (verts à l’extérieur et rouges à l’intérieur) qui, étant mal construits, affichent un signal positif permanent mais cachent des risques majeurs.

Avoir de bons indicateurs ne suffit pas pour attirer l’attention, l’affichage aussi doit être simple et intuitif : Eviter les longs textes explicatifs et privilégier les codes couleurs, Smileys et autres moyens visuels.

Il est également primordial de joindre une procédure simple, permettant à toute personne de comprendre les différentes parties du Management Visuel, la fréquence de mise à jour, les rituels d’animation, et la légende des codes couleurs. Cette procédure doit être visible pour que l’outil soit autoporteur.

Comme vu précédemment, le Management Visuel doit rester vivant, et cela passe premièrement par une phase de conduite du changement (former, accompagner, responsabiliser…), ensuite par l’instauration de rituels d’animation connus et partagés par toute l’équipe. J’ai listé ci-dessous un ensemble de bonnes pratiques que je préconise suite à la mise en place d’un Management Visuel :

  • Fédérer les collaborateurs afin qu’ils s’approprient l’outil, le mettent à jour eux-mêmes, et aient le réflexe de le consulter
  • Afficher l’historique des performances, cela permettra de suivre l’évolution et apporter les ajustements nécessaires
  • Prévoir une zone « Amélioration continue » où les acteurs peuvent noter leurs suggestions de façon anonyme. Ces idées seront régulièrement discutées par un comité qui décidera de leur mise en application
  • Programmer des vérifications régulières pour juger de l’intérêt de chacune des parties du Management Visuel, puis apporter des ajustements et rajouter de nouvelles parties si besoin
  • Ne pas hésiter à demander à des personnes extérieures au projet de consulter votre Management Visuel et de donner leurs avis
  • Accorder une grande importance à l’animation de l’outil. Dans ce sens, j’ai listé un ensemble de recommandations à suivre :
    • Définir un agenda clair et nommer un Time-Keeper
    • Mettre une horloge dans la salle de Management Visuel
    • Privilégier les Stand-up meetings (plus efficaces)
    • Inciter les acteurs à présenter eux-mêmes leurs parties. Cela les responsabilise et leur permet de s’approprier l’outil
    • Tous les indicateurs en rouge doivent être commentés et un plan d’action doit être défini
    • La réunion de Management Visuel doit avoir un créneau fixe et une fréquence régulière. Il faut donc choisir le bon créneau de réunion (vendredi à 17h n’est pas un bon choix)
    • Le Management Visuel est plus efficace lorsque cet espace se transforme en un point d’échange et de discussion. Pour encourager cela, une bonne pratique serait de créer une zone « Team Building & Convivialité », avec des rubriques telles que : Idées sorties, Citation de la semaine…

Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques de Management Visuel ?

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