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Un autre regard sur la planification des projets

11 avril 2016

Régulièrement la presse annonce des retards dans les projets, dans tous les secteurs et domaines d’activité : construction, aéronautique, énergie, ferroviaire, informatique, divertissement,… avec des conséquences financières et humaines importantes parfois dramatiques…

Et combien sont passés sous silence ?

La tenue des délais revet une importance stratégique pour les entreprises : augmentation de la pression du time to market, surcoûts liés aux retards, pénalités, perte de parts de marché… Mais combien se donnent les vrais moyens de tenir les délais ? Bien souvent ils sont faibles et se limitent au déploiement d’un outil. Mais la planification projet ce n’est pas (que) ça !

La planification : outil de clarification 

Le planning est au coeur de la problématique des projets et construire un planning touche directement (presque) tous les domaines du projet. En effet, la planification décrit de façon plus ou moins détaillée l’ensemble des activités à réaliser pour que le projet atteigne ses objectifs. Le planificateur doit donc rentrer dans le détail et pose nécessairement des questions sur les objectifs, le périmètre, l’organisation, les responsabilités, le contenu technique, la stratégie et le processus de développement… Le planificateur est donc souvent vu comme le « poil à gratter » du projet.

Mais c’est un mal pour un bien ! Car en forçant les clarifications et les décisions, le projet gagne en clarté et en maturité. Planifier c’est donc détailler les activités à mener mais surtout figer les hypothèses de travail, structurer le projet, clarifier les objectifs et les responsabilités, pousser à la définition du contenu technique à réaliser, définir les interfaces entre les parties prenantes, identifier les risques & opportunités et pousser à la définition de leurs scénarios de réponse.

Le planificateur : pierre angulaire de la réussite 

Le planificateur n’est donc pas qu’un simple « tireur de barres », il doit être en mesure d’identifier les zones grises bloquantes, c’est-à-dire celles qui empêchent une planification saine et réaliste du projet de celles avec lequel il faut composer. Il doit être en capacité de choisir la modélisation la plus représentative des activités à mener, la plus adéquate par rapport au niveau de connaissance du projet et du niveau de maturité de l’organisation qui le porte. Son leadership doit lui permettre d’obtenir l’adhésion de toutes les parties prenantes concernées, c’est un homme en qui les opérationnels placent leur confiance car il fait preuve d’honnêteté intellectuelle et de transparence.

Profil technique, profil managérial ? Il n’y a pas de réponse unique et le choix est intimement lié à l’organisation des entreprises et des projets et à leur niveau de maturité en gestion de projet. Mais surtout le planificateur doit disposer d’une compétence clé : la capacité à comprendre les tenants et aboutissants des problématiques qu’il traite !

Le planning : clé de voute de la communication 

Le planning fédère autour d’objectifs clairs et intelligibles de tous. Il pose et synthétise les objectifs, il les décline au niveau opérationnel ; le planning est donc un véritable outil de communication et de management interne du projet.

En mettant en regard les objectifs et les conditions de réussite, il permet de donner de la visibilité aux parties prenantes externes et leur rappelle que eux aussi sont acteurs dans la tenue des objectifs ; le planning est donc un outil de communication et de management externe du projet.

Enfin, détaillant les activités et les réseaux logiques du projet, le planning donne de la visibilité à tous les acteurs sur leur responsabilité vis-à-vis de la réussite du projet ; le planning est donc un véritable outil de motivation.

Le pilotage des délais : élément stratégique pour la prise de décision 

La planification est au coeur du projet en phase de préparation, il en est de même lors des phases d’exécution. Evolution de périmètre, difficultés techniques, risques avérés, organisation modifiées,

décision retardées : autant d’éléments à piloter, d’impacts sur le projet et donc sur le planning! En recueillant l’avancement des activités et en replanifiant le reste à faire, le planificateur porte un regard à 360 degrés sur le projet et dispose donc d’une visibilité complète sur les séquences d’activités à risques et celles à sécuriser. En étudiant des scenarios alternatifs basés sur des évolutions d’hypothèses, il apporte donc une aide à la décision précieuse.

La planification est donc simultanément outil et élément structurel de la réussite des projets : elle est la pierre angulaire sur laquelle repose le projet et la clé de voute permettant de garantir à l’édifice projet une stabilité et une solidité à toute épreuve. Elle clarifie, détaille, fédère, synthétise les objectifs et les activités à mener.

Quant au planificateur qu’est-il vraiment ?

On prête souvent le rôle de chef d’orchestre au Directeur de projet, le planificateur serait donc celui qui écrit la partition…

Et si nous vous aidions à composer le thème de votre prochain grand succès ?

 

 

Julien Sauvain

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